Quản lý dự án là việc thực hành xử lý dự án thành công từ đầu đến cuối trong phạm vi ngân sách và thời gian bằng cách sử dụng các chiến lược, phương pháp luận và quy trình khác nhau. Các tổ chức tuân theo một bộ hướng dẫn và thực tiễn tốt nhất để đạt được mục tiêu dự án. Project Management Process (hay Quy trình quản lý dự án) là một yếu tố không thể thiếu quyết định sự thành công hoặc thất bại của một dự án.
Các quy tắc quản lý dự án chủ yếu được điều chỉnh bởi PMI’s A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide).
Các Project Management Professionals (PMP®) được chứng nhận sử dụng thực tiễn tốt nhất của quản lý dự án vì chứng chỉ này xác thực kiến thức, kỹ năng và kỹ thuật quản lý dự án phù hợp với PMBOK® Guide.
Quản lý dự án theo PMBOK bao gồm những gì?
Theo PMBok chuẩn PMI, quản lý dự án thuộc phạm vi 05 Phase và 10 Knowledge Areas.
5 Phases hoặc Process Groups của Quản Lý Dự Án
- #1 – Project Initiation (Khởi tạo dự án)
- #2 – Project Planning (Lập kế hoạch dự án)
- #3 – Project Execution (Thực thi dự án)
- #4 – Project Monitoring and Control (Giám sát và kiểm soát dự án)
- #5 – Project Closure (Đóng dự án)
10 Knowledge Areas của Quản Lý Dự Án
- #1 – Project Integration Management (Quản lý tích hợp dự án)
- #2 – Project Scope Management (Quản lý phạm vi dự án)
- #3 – Project Schedule Management (Quản lý tiến độ dự án)
- #4 – Project Cost Management (Quản lý chi phí dự án)
- #5 – Project Quality Management (Quản lý chất lượng dự án)
- #6 – Project Resource Management (Quản lý tài nguyên dự án)
- #7 – Project Communications Management (Quản lý truyền thông dự án)
- #8 – Project Risk Management (Quản lý rủi ro dự án)
- #9 – Project Procurement Management (Quản lý mua sắm dự án)
- #10 – Project Stakeholder Management (Quản lý stakeholder dự án)
49 Quy Trình Trong Quản Lý Dự Án
49 quy trình trong quản lý dự án được phân bổ trên 10 knowledge areas (lĩnh vực kiến thức) và 5 process groups (nhóm quy trình) của quản lý dự án. Bảng dưới đây thể hiện rõ ràng sự ánh xạ của các process groups, knowledge areas và các quy trình.
Integration Management Processes (Các Quy trình Quản lý Tích hợp):
Sự phối hợp giữa các tài nguyên, stakeholders (bên liên quan) và các yếu tố dự án khác đảm bảo thực thi dự án từ đầu đến cuối thành công chính là Project Integration Management (Quản lý tích hợp dự án). Nó rất quan trọng vì sự thành công của dự án phụ thuộc rất nhiều vào integration management (quản lý tích hợp) về mặt tiến độ, chi phí, chất lượng, phạm vi, rủi ro, v.v.
#1 – Develop Project Charter process (Quy trình Phát triển Hiến chương Dự án):
Quy trình develop project charter (phát triển hiến chương dự án) là một tài liệu được chuẩn bị trong giai đoạn initiation (khởi tạo) để chính thức ủy quyền sự tồn tại của dự án. Trong quy trình này, tài liệu được chuẩn bị và trao cho project manager (quản lý dự án) có thẩm quyền để sử dụng các tài nguyên cần thiết cho dự án.
Project charter (hiến chương dự án) là một yếu tố chủ chốt mô tả toàn bộ dự án một cách ngắn gọn. Project charter thường bao gồm mục tiêu của dự án, stakeholders (bên liên quan), yêu cầu, giả định và ràng buộc cấp cao, v.v.
#2 – Develop Project Management Plan process (Quy trình Phát triển Kế hoạch Quản lý Dự án):
Quy trình kết hợp tất cả các kế hoạch dự án và kế hoạch phụ thành một kế hoạch tích hợp duy nhất. Đây là một trong những quy trình quan trọng nhất của quản lý dự án. Sự thành công của dự án phụ thuộc vào project management plan (kế hoạch quản lý dự án). Người đứng đầu có thẩm quyền để lập kế hoạch quản lý dự án là project manager.
Tài liệu này được phê duyệt và ký bởi các stakeholders được ủy quyền.
#3 – Direct and Manage Project Work process (Quy trình Chỉ đạo và Quản lý Công việc Dự án)
Trong quy trình này, các hoạt động công việc dự án được chỉ đạo và quản lý trong khi thực thi. Điều này đề cập đến thuật ngữ “leading and controlling” (dẫn dắt và kiểm soát) các hoạt động dự án được giao. Các đầu ra chính của quy trình này là deliverables (sản phẩm bàn giao) cuối cùng và change requests (yêu cầu thay đổi) cho công việc dự án.
#4 – Manage Project Knowledge process (Quy trình Quản lý Kiến thức Dự án)
Mục tiêu chính của quy trình này là cải thiện quy trình dự án bằng cách sử dụng kiến thức hiện có và tạo ra kiến thức mới. Kiến thức được tạo ra được sử dụng cho các quy trình tiếp theo và các dự án trong tương lai. Việc tiếp tục tích lũy kiến thức và sử dụng kiến thức hiện có là mục tiêu chính của dự án.
#5 – Monitor and Control Project Work process (Quy trình Giám sát và Kiểm soát Công việc Dự án)
Monitoring and controlling project work (giám sát và kiểm soát công việc dự án) đề cập đến việc theo dõi, xem xét và báo cáo liên tục tình trạng tiến độ dự án để đạt được mục tiêu cần thiết của các hoạt động công việc dự án.
Hiệu suất của từng tài nguyên được giao được giám sát và kiểm soát. Tài liệu được chuẩn bị liên quan đến vấn đề và cải tiến có thể.
#6 – Perform Integrated Change Control process (Quy trình Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp)
Quy trình perform integrated change control (thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp) bao gồm việc xem xét tất cả các change requests (yêu cầu thay đổi) và quản lý chúng một cách hiệu quả từ tất cả các bộ phận làm việc. Tài liệu được chuẩn bị để phê duyệt bất kỳ change requests nào.
Các change requests được phê duyệt khi không có nhiều tác động đến phạm vi, thời gian và chi phí của dự án. Các change requests có thể là project deliverables (sản phẩm bàn giao dự án), project plan (kế hoạch dự án) hoặc project assets (tài sản dự án).
#7 – Close Project or Phase process (Quy trình Đóng Dự án hoặc Giai đoạn)
Quy trình này đề cập đến việc đóng các hoạt động dự án bằng cách hoàn thiện tất cả các deliverables của hoạt động dự án và các tài liệu liên quan đến việc đóng dự án hoặc giai đoạn được project manager chuẩn bị. Trong quy trình này, các tài nguyên được giải phóng để làm việc cho các dự án khác.
Scope Management Processes (Các Quy trình Quản lý Phạm vi):
Project scope management (quản lý phạm vi dự án) là để xác định những gì được bao gồm trong dự án và những gì không được bao gồm trong dự án. Phạm vi của dự án là công việc có liên quan và các yếu tố để thực thi dự án thành công. Có 6 quy trình project scope management trong planning (lập kế hoạch) và controlling process group (nhóm quy trình kiểm soát).
#8 – Plan Scope Management process (Quy trình Lập kế hoạch Quản lý Phạm vi)
Đây là quy trình tạo tài liệu trong đó thông tin về cách phạm vi được xác định và quản lý trong suốt quy trình dự án. Scope management plan (kế hoạch quản lý phạm vi) cung cấp hướng dẫn về cách xử lý các yêu cầu từ đầu đến cuối của dự án. Scope management plan hoạt động như một hướng dẫn cho luồng dự án.
#9 – Collect Requirements process (Quy trình Thu thập Yêu cầu)
Quy trình thu thập tất cả các yêu cầu từ tất cả các tài nguyên hoặc stakeholders để đáp ứng mục tiêu dự án được gọi là Collect Requirements Process (Quy trình Thu thập Yêu cầu). Việc tài liệu hóa tất cả các yêu cầu giúp theo dõi ma trận của các organizational assets (tài sản tổ chức) cần thiết cho dự án. Các yêu cầu được thu thập cần được quản lý và thực hiện để đáp ứng mục tiêu của dự án.
#10 – Define Scope process (Quy trình Xác định Phạm vi)
Mô tả đầy đủ về phạm vi của dự án được tài liệu hóa trong quy trình này. Mục tiêu chính của dự án là tài liệu hóa những gì được bao gồm trong dự án và những gì không được bao gồm trong dự án.
Mô tả rõ ràng về dự án có sẵn từ quy trình này.
#11 – Create WBS process (Quy trình Tạo Cấu trúc Phân tích Công việc)
Tạo WBS đề cập đến Work Breakdown Structure (Cấu trúc Phân tích Công việc) trong đó tất cả các hoạt động dự án được chia thành các hoạt động nhỏ hơn. Điều này giúp giao nhiệm vụ hoặc hoạt động cho các tài nguyên. Framework (khung làm việc) này cũng giúp hiểu các mục tiêu dự án và phạm vi đã xác định. Các inputs (đầu vào), tools and techniques (công cụ và kỹ thuật) và outputs (đầu ra) được xác định rõ ràng trong quy trình này.
#12 – Validate Scope process (Quy trình Xác thực Phạm vi)
Trong quy trình này, các deliverables cuối cùng được xác thực và chấp nhận bởi project manager. Đây là sự chấp nhận chính thức của dự án đã hoàn thành liệu nó có đáp ứng phạm vi hay không được xác thực trong quy trình này. Trước khi gửi deliverables cuối cùng cho khách hàng, nếu project manager xác thực phạm vi, thì cơ hội khách hàng chấp nhận dự án cũng cao.
#13 – Control Scope process (Quy trình Kiểm soát Phạm vi)
Quy trình control scope (kiểm soát phạm vi) đảm bảo tất cả các hoạt động dự án đều theo phạm vi đã lập kế hoạch. Quy trình này giám sát tình trạng của dự án và quản lý các thay đổi theo scope baseline (đường cơ sở phạm vi). Nó đảm bảo không có sự trượt trong phạm vi dự án trong các hoạt động dự án.
Schedule Management Processes (Các Quy trình Quản lý Tiến độ):
Project schedule management (quản lý tiến độ dự án) bao gồm việc liệt kê các nhiệm vụ, deliverables, thời lượng, stakeholder được giao, ngày bắt đầu và kết thúc của các nhiệm vụ trong dự án. Time management (quản lý thời gian) hoàn toàn phụ thuộc vào schedule management (quản lý tiến độ) thích hợp.
#14 – Plan Schedule Management process (Quy trình Lập kế hoạch Quản lý Tiến độ)
Schedule Management Plan (Kế hoạch Quản lý Tiến độ) đảm bảo các hoạt động dự án được hoàn thành đúng thời gian. Tài liệu được tạo với các hoạt động dự án dựa trên WBS và thời gian được phân bổ để hoàn thành hoạt động công việc dự án. Đây là quy trình xác định các thủ tục, chính sách, lập kế hoạch, thực thi, quản lý và kiểm soát hoạt động đã lên lịch.
#15 – Define Activities process (Quy trình Xác định Hoạt động)
Danh sách tất cả các hoạt động dự án sẽ được thực hiện trong quá trình thực thi dự án được tài liệu hóa trong quy trình này. Các hành động chính xác cần thực hiện để đạt được mục tiêu dự án là output (đầu ra) chính của quy trình này. Trong quy trình này, input, tools and techniques và output được xác định rõ ràng.
#16 – Sequence Activities process (Quy trình Sắp xếp Trình tự Hoạt động)
Quy trình xác định các ưu tiên của hoạt động dự án và tài liệu hóa điều tương tự. Trình tự của tất cả các hoạt động dự án được tài liệu hóa trong quy trình này. Đây là một trong những quy trình quan trọng nhất của quản lý dự án để giữ cho luồng dự án diễn ra suôn sẻ.
#17 – Estimate Activity Durations process (Quy trình Ước tính Thời lượng Hoạt động)
Ước tính thời lượng hoạt động đề cập đến tài liệu về thời gian được phân bổ cho mỗi hoạt động dự án. Quy trình này giúp thiết lập toàn bộ timeline (dòng thời gian) dự án theo trình tự của các hoạt động dự án.
#18 – Develop Schedule process (Quy trình Phát triển Tiến độ)
Quy trình kết hợp tất cả các thành phần của schedule management thành project timeline (dòng thời gian dự án) là quy trình lập lịch. Tài liệu được tạo bằng cách phân tích trình tự của các hoạt động dự án và thời lượng ước tính.
#19 – Control Schedule process (Quy trình Kiểm soát Tiến độ)
Quy trình giám sát và quản lý thời gian cần thiết để hoàn thành hoạt động dự án trong quá trình thực thi. Tài liệu được tạo để cập nhật tình trạng của dự án. Mục tiêu chính của quy trình này là đảm bảo các hoạt động dự án được thực thi trong thời gian được phân bổ để duy trì project management plan.
Cost Management Processes (Các Quy trình Quản lý Chi phí):
Chi phí là yếu tố quan trọng nhất trong bất kỳ tổ chức nào. Quy trình ước tính, phân bổ và kiểm soát chi phí của toàn bộ dự án nằm trong project cost management (quản lý chi phí dự án). Ngân sách được cố định theo các hoạt động dự án. Chi phí được ước tính trong giai đoạn lập kế hoạch và được kiểm soát nếu vượt quá trong quá trình thực thi.
#20 – Plan Cost Management process (Quy trình Lập kế hoạch Quản lý Chi phí)
Quy trình cost management plan (kế hoạch quản lý chi phí) bao gồm các chính sách, thủ tục và hướng dẫn để lập kế hoạch, quản lý và kiểm soát chi phí dự án. Nó cũng bao gồm việc tài liệu hóa chi phí trong suốt dự án. Cost management plan được thực hiện theo các hoạt động dự án, lịch trình, tài nguyên và yêu cầu.
#21 – Estimate Costs process (Quy trình Ước tính Chi phí)
Quy trình này bao gồm việc ước tính tất cả các tài nguyên tiền tệ được bao gồm trong các hoạt động dự án để đạt được mục tiêu trong thời gian đã lên lịch. Chi phí được ước tính dựa trên yêu cầu tài nguyên. Mục tiêu chính của quy trình này là xác định tổng chi phí cần thiết để hoàn thành quy trình.
#22 – Determine Budget process (Quy trình Xác định Ngân sách)
Quy trình kết hợp chi phí của tất cả các hoạt động dự án để thiết lập cost baseline (đường cơ sở chi phí) chính thức của toàn bộ dự án. Quy trình này giúp trong luồng chi phí dự án, risk management (quản lý rủi ro). Cost baseline giúp giám sát và kiểm soát chi phí của các hoạt động riêng lẻ.
#23 – Control Costs process (Quy trình Kiểm soát Chi phí)
Quy trình giám sát và kiểm soát chi phí của các hoạt động dự án riêng lẻ trong quá trình thực thi được gọi là quy trình control cost (kiểm soát chi phí). Chi phí được kiểm soát và đưa về cost baseline nếu vượt quá. Tài liệu cập nhật chi phí được duy trì trong suốt dự án.
Quality Management Processes (Các Quy trình Quản lý Chất lượng):
Quy trình đạt được chất lượng đảm bảo liên quan đến phạm vi, thời gian và chi phí là project quality management (quản lý chất lượng dự án). Với quality management (quản lý chất lượng) thích hợp, một tổ chức có thể đạt được sự hài lòng của khách hàng và nâng cao năng suất hơn nữa. Quy trình quality management có ba giai đoạn của quản lý dự án: Planning (lập kế hoạch), execution (thực thi) và monitoring and controlling (giám sát và kiểm soát).
#24 – Plan Quality Management process (Quy trình Lập kế hoạch Quản lý Chất lượng)
Quy trình Plan Quality Management (Lập kế hoạch Quản lý Chất lượng) là quy trình xác định các yêu cầu chất lượng và tiêu chuẩn chất lượng liên quan đến đầu ra dự án. Tài liệu về một bộ tiêu chuẩn chất lượng được chuẩn bị cho mỗi hoạt động dự án. Phương pháp luận được sử dụng, tài nguyên được giao, chi phí và thời gian được phân bổ là những yếu tố chính ảnh hưởng đến chất lượng.
#25 – Manage Quality process (Quy trình Quản lý Chất lượng)
Quy trình Manage Quality (Quản lý Chất lượng) là quy trình quản lý tất cả các hoạt động dự án theo quality management plan (kế hoạch quản lý chất lượng) trong khi thực thi. Mục tiêu chính của quy trình quản lý chất lượng là tích hợp tất cả các chính sách chất lượng trong các hoạt động dự án để duy trì quality plan management (quản lý kế hoạch chất lượng).
#26 – Control Quality process (Quy trình Kiểm soát Chất lượng)
Quy trình Control Quality (Kiểm soát Chất lượng) là quy trình giám sát và kiểm soát các hoạt động dự án đã thực thi theo quality management (quản lý chất lượng). Mục tiêu chính của quy trình này là đảm bảo đầu ra dự án đúng, đầy đủ và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và quality plan (kế hoạch chất lượng). Quy trình này cũng bao gồm việc tài liệu hóa kết quả thu được trong quá trình control quality.
Resource Management Processes (Các Quy trình Quản lý Tài nguyên):
Project resource management (quản lý tài nguyên dự án) bao gồm việc quản lý nhân lực, vật liệu, thiết bị, kiến thức và thời gian. Tài nguyên đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình thực thi dự án. Có 6 quy trình Project resource management trong ba giai đoạn của quản lý dự án.
#27 – Plan Resource Management process (Quy trình Lập kế hoạch Quản lý Tài nguyên)
Quy trình Plan Resource Management (Lập kế hoạch Quản lý Tài nguyên) là quy trình xác định các tài nguyên, thiết bị cần thiết cho các hoạt động dự án. Lập kế hoạch tài nguyên bao gồm chuẩn bị tài liệu hướng dẫn người dùng để xác định, thu thập, quản lý và giám sát các tài nguyên cần thiết cho các hoạt động dự án.
#28 – Estimate Activity Resources process (Quy trình Ước tính Tài nguyên Hoạt động)
Quy trình ước tính loại và số lượng tài nguyên cần thiết cho mỗi hoạt động dự án. Mục tiêu chính của việc ước tính tài nguyên là lập kế hoạch yêu cầu tài nguyên cho toàn bộ dự án.
#29 – Acquire Resources process (Quy trình Thu thập Tài nguyên)
Quy trình thu thập các tài nguyên như team members (thành viên nhóm), các loại thiết bị và tài nguyên khác cần thiết cho việc giao hàng dự án. Mục tiêu chính của quy trình này là đảm bảo không có sự thiếu hụt tài nguyên cần thiết cho dự án.
#30 – Develop Team process (Quy trình Phát triển Nhóm)
Quy trình trong đó stakeholder hoặc project manager cải thiện kiến thức, kỹ năng và kỹ thuật của các team members theo yêu cầu của chất lượng dự án. Điều này cải thiện năng lực và cho phép tương tác giữa các team members nâng cao chất lượng dự án.
#31 – Manage Team process (Quy trình Quản lý Nhóm)
Quy trình theo dõi và ghi lại hiệu suất của team và quản lý bằng cách đưa ra phản hồi, giải quyết vấn đề, quản lý xung đột và tối ưu hóa hiệu suất dự án theo yêu cầu dự án. Mục tiêu chính của quy trình này là cải thiện hiệu suất tổng thể của team và nâng cao năng suất.
#32 – Control Resources process (Quy trình Kiểm soát Tài nguyên)
Quy trình Control Resources (Kiểm soát Tài nguyên) nhằm mục đích thực hiện tất cả yêu cầu tài nguyên cho các hoạt động dự án. Nó đảm bảo tất cả các tài nguyên được phân bổ đều theo kế hoạch. Xác suất của change requests cao trong resource management. Do đó, việc kiểm soát tài nguyên và giám sát theo resource plan management (quản lý kế hoạch tài nguyên) là rất cần thiết.
Communications Management Processes (Các Quy trình Quản lý Truyền thông):
Project communications management (quản lý truyền thông dự án) đảm bảo rằng thông điệp đúng được gửi, nhận và hiểu bởi đúng người. Giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Theo PMI, hầu hết các dự án thất bại do giao tiếp. Ba quy trình có liên quan trong project communication management trong giai đoạn planning, executing và monitoring (giám sát).
#33 – Plan Communications Management process (Quy trình Lập kế hoạch Quản lý Truyền thông)
Quy trình tiến hành giao tiếp thích hợp theo nhu cầu và yêu cầu của stakeholder. Quy trình bao gồm cách tiếp cận và kế hoạch giao tiếp thích hợp với organizational assets (tài sản tổ chức). Giao tiếp có thể thông qua bất kỳ phương tiện chính thức và được ghi lại nào.
#34 – Manage Communications process (Quy trình Quản lý Truyền thông)
Quy trình quản lý giao tiếp đảm bảo rằng thông điệp được tạo, thu thập, ghi lại và phân phối bởi các stakeholders được ủy quyền và được hiểu bởi đầu nhận theo communications management plan (kế hoạch quản lý truyền thông).
#35 – Monitor Communications process (Quy trình Giám sát Truyền thông)
Quy trình giám sát giao tiếp là quy trình giám sát và kiểm soát giao tiếp trong suốt project life cycle (vòng đời dự án) đảm bảo rằng giao tiếp đáp ứng yêu cầu thông tin của stakeholder.
Risk Management Processes (Các quy trình Quản lý Rủi ro):
Project risk management (quản lý rủi ro dự án) bao gồm việc xác định rủi ro, phân tích rủi ro và kiểm soát rủi ro. Risk management (quản lý rủi ro) được thực hiện để giảm tác động của rủi ro đến tốc độ dự án. Rủi ro được xác định có thể không chắc chắn và có tác động lớn đến tài nguyên, quy trình, công nghệ và lịch trình. 7 quy trình risk management nằm trong giai đoạn planning, executing và monitoring (giám sát).
#36 – Plan Risk Management process (Quy trình Lập kế hoạch Quản lý Rủi ro)
Planning risk management (lập kế hoạch quản lý rủi ro) bao gồm việc chuẩn bị tài liệu về xác định rủi ro, ưu tiên hóa và quản lý theo risk assessment matrix (ma trận đánh giá rủi ro) và cách tiến hành các hoạt động đánh giá rủi ro trong dự án.
#37 – Identify Risks process (Quy trình Xác định Rủi ro)
Quy trình xác định, xác định và tài liệu hóa tất cả các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án là quy trình Identify Risk (xác định rủi ro). Mục tiêu chính của quy trình này là dự đoán rủi ro trước khi thực thi. Tài liệu hóa tất cả rủi ro sẽ giúp ích trong các hoạt động dự án tiếp theo.
#38 – Perform Qualitative Risk Analysis process (Quy trình Thực hiện Phân tích Rủi ro Định tính)
Để thiết lập các ưu tiên rủi ro, việc phân tích được thực hiện về xác suất của rủi ro, tác động của rủi ro đến dự án và các tham số rủi ro khác ảnh hưởng đến project deliverables (sản phẩm bàn giao dự án). Mục tiêu chính của việc thực hiện qualitative analysis (phân tích định tính) là dự đoán và giảm sự không chắc chắn của rủi ro.
#39 – Perform Quantitative Risk Analysis process (Quy trình Thực hiện Phân tích Rủi ro Định lượng)
Thực hiện quantitative risk analysis (phân tích rủi ro định lượng) là quy trình phân tích bằng số các tham số hiệu ứng của rủi ro đã xác định trên tổng thể các hoạt động dự án. Quy trình này giúp ưu tiên hóa rủi ro hơn nữa, giảm sự không chắc chắn.
#40 – Plan Risk Responses process (Quy trình Lập kế hoạch Ứng phó Rủi ro)
Quy trình phát triển các kế hoạch hành động chống lại các rủi ro đã xác định để giảm tác động tổng thể lên dự án. Lập kế hoạch risk responses (ứng phó rủi ro) bao gồm việc lựa chọn chiến lược và thỏa thuận về các hành động được phát triển.
#41 – Implement Risk Responses process (Quy trình Thực hiện Ứng phó Rủi ro)
Quy trình thực hiện risk responses bao gồm việc thực thi tất cả các hành động đã lập kế hoạch chống lại các rủi ro đã xác định để giảm sự không chắc chắn của dự án.
#42 – Monitor Risks process (Quy trình Giám sát Rủi ro)
Quy trình bao gồm việc giám sát các kế hoạch hành động đã thực hiện chống lại rủi ro đã xác định. Quy trình này bao gồm việc theo dõi risk responses, phân tích rủi ro mới và giảm yếu tố rủi ro trong suốt dự án.
Procurement Management (Quản lý Mua sắm):
Project procurement management (quản lý mua sắm dự án) bao gồm việc thu thập hàng hóa, dịch vụ và vật tư. Procurement (mua sắm) bao gồm tất cả các vật liệu cần thiết để hoàn thành dự án. 3 quy trình procurement management có liên quan trong giai đoạn planning, executing và monitoring của quản lý dự án.
#43 – Plan Procurement Management process (Quy trình Lập kế hoạch Quản lý Mua sắm)
Quy trình tài liệu hóa vật liệu cần thiết, chỉ định cách tiếp cận, xác định các dealers (nhà cung cấp) tiềm năng, xác định dịch vụ tốt cần thiết cho dự án trong ngân sách được phân bổ và chất lượng đảm bảo.
#44 – Conduct Procurements process (Quy trình Tiến hành Mua sắm)
Quy trình lựa chọn seller (người bán), thu thập phản hồi của seller và hoàn thiện yêu cầu procurement với seller thông qua các thỏa thuận. Mục tiêu chính của quy trình này là đảm bảo procurements được thực hiện theo yêu cầu cho deliverables của dự án.
#45 – Control Procurements process (Quy trình Kiểm soát Mua sắm)
Quy trình control procurement (kiểm soát mua sắm) bao gồm việc quản lý tất cả mối quan hệ procurement và giám sát hiệu suất hợp đồng. Quy trình này cũng bao gồm việc quyết định các thay đổi liên quan đến procurement khi cần thiết.
Stakeholder Management (Quản lý Bên liên quan)
Project stakeholder management (quản lý bên liên quan dự án) là quy trình xác định stakeholder phù hợp cho dự án và đáp ứng kỳ vọng của stakeholder đã chọn. Sự thành công hoặc thất bại của dự án phụ thuộc vào các key stakeholders (bên liên quan chủ chốt).
Bốn quy trình project stakeholder có liên quan trong initiating (khởi tạo), planning, executing và monitoring and controlling (giám sát và kiểm soát) giai đoạn quản lý dự án.
#46 – Identify Stakeholders process (Quy trình Xác định Bên liên quan)
Quy trình xác định stakeholders được thực hiện trong giai đoạn initiation của dự án. Dựa trên hiệu suất, kinh nghiệm và kỹ năng, các key stakeholders được xác định để quản lý phần được giao của dự án.
#47 – Plan Stakeholder Engagement process (Quy trình Lập kế hoạch Tương tác Bên liên quan)
Quy trình xác định cách tiếp cận các stakeholders khác nhau cho các hoạt động dự án khác nhau. Vai trò và trách nhiệm của key stakeholder được lập kế hoạch. Mức độ tham gia trong mỗi phần của công việc dự án được giao cho stakeholders.
#48 – Manage Stakeholder Engagement process (Quy trình Quản lý Tương tác Bên liên quan)
Quy trình bao gồm tương tác với stakeholders và làm việc với stakeholders để đáp ứng kỳ vọng của họ, giải quyết các vấn đề bằng quy trình stakeholder engagement (tương tác bên liên quan). Quy trình này có tác động tiềm năng đến dự án.
#49 – Monitor Stakeholder Engagement process (Quy trình Giám sát Tương tác Bên liên quan)
Giám sát quy trình stakeholder engagement đảm bảo tương tác và sự tham gia hiệu quả giữa các project stakeholders (bên liên quan dự án). Các chiến lược và kế hoạch tham gia được thực thi nếu cần thiết.
Cách nhớ nhanh 49 PMP Process
Có rất nhiều phương pháp để nhớ nhanh 49 PMP Process (dùng app, flashcard, dùng mẹo chơi chữ…). Tuy nhiên tôi xin tổng hợp 02 phương pháp hay nhất (theo quan điểm cá nhân) để giúp các bạn học viên dễ nhất 49 nhóm quy trình PMP này.
🥇 CÁCH 1: CHUNKING + PATTERN RECOGNITION (Chia nhỏ + Nhận diện mẫu)
⭐ Tại sao đây là cách tốt nhất?
- Khoa học chứng minh: Phù hợp với cách hoạt động tự nhiên của não bộ
- Hiệu quả cao: 95% học viên áp dụng thành công
- Tiết kiệm thời gian: Chỉ cần 7-10 ngày để master
- Bền vững: Kiến thức lưu trữ lâu dài trong long-term memory
🎯 Cách thực hiện chi tiết:
BƯỚC 1: Ghi nhớ Pattern chính (5 phút)
5 Process Groups – “I.P.E.M.C”:
- Initiating (2) – “Bắt đầu dự án”
- Planning (24) – “Lập kế hoạch chi tiết”
- Executing (10) – “Thực hiện công việc”
- Monitoring & Controlling (12) – “Giám sát kiểm soát”
- Closing (1) – “Đóng dự án”
Ghi nhớ số lượng: 2-24-10-12-1 (như mã ZIP code)
BƯỚC 2: Học Pattern theo từng Group (20 phút)
🌟 INITIATING (2 process) – “DO IT”
✅ Develop Project Charter (DO)
✅ Identify Stakeholders (IT)
Mẹo: “Làm ngay đi!” – Bắt đầu với Charter và tìm Stakeholders
📝 PLANNING (24 process) – “9+4+6+4+1”
Sub-pattern 1: Plan⁹ (9 process bắt đầu “Plan”)
Plan: Scope → Schedule → Cost → Quality → Resource
→ Communications → Risk → Procurement → Stakeholder
Mẹo: 9 Knowledge Area cần Plan (trừ Integration)
Sub-pattern 2: Development Group (4 process)
✅ Develop Project Management Plan
✅ Collect Requirements
✅ Define Scope
✅ Create WBS
Sub-pattern 3: Estimation Group (6 process)
Sequence → Estimate Duration → Develop Schedule
Estimate Cost → Determine Budget → Estimate Resources
Sub-pattern 4: Risk Group (4 process)
Identify → Qualitative → Quantitative → Plan Response
⚡ EXECUTING (10 process) – “5+5”
Manage Group (5 process):
Manage: Knowledge → Quality → Team → Communications → Stakeholders
Action Group (5 process):
Direct Work → Acquire Resources → Develop Team
→ Implement Risk → Conduct Procurement
🔍 MONITORING & CONTROLLING (12 process) – “4+6+2”
Monitor Group (4 process):
Monitor: Project Work → Communications → Risk → Stakeholders
Control Group (6 process):
Control: Scope → Schedule → Cost → Quality → Resource → Procurement
Special Group (2 process):
✅ Validate Scope
✅ Perform Integrated Change Control
🏁 CLOSING (1 process)
✅ Close Project or Phase
BƯỚC 3: Luyện tập Pattern (10 phút/ngày)
- Ngày 1-2: Thuộc lòng 5 Process Groups
- Ngày 3-4: Thuộc sub-pattern của Planning
- Ngày 5-6: Thuộc pattern của Executing và M&C
- Ngày 7: Test toàn bộ pattern
🥈 CÁCH 2: VISUAL MAPPING + STORY TELLING (Sơ đồ hóa + Kể chuyện)
Nếu bạn nào đã học qua phương pháp nhớ bằng câu chuyện (câu chuyện do bạn tự nghĩ ra, càng kỳ quặc càng tốt, mục đích là để hình ảnh hóa câu chuyện), hay phương pháp nhớ “Đoàn tàu hình ảnh” mà trước đây tôi đã từng học qua. Nó tương tự như vậy.
⭐ Tại sao cách này hiệu quả?
- Kích hoạt visual memory: Não bộ ghi nhớ hình ảnh tốt hơn text 6000 lần
- Emotional connection: Câu chuyện tạo cảm xúc, giúp nhớ lâu
- Multi-sensory learning: Kết hợp thị giác, thính giác, cảm xúc
- Creative approach: Phù hợp với learner thích tư duy sáng tạo
🎯 Cách thực hiện chi tiết:
BƯỚC 1: Tạo Visual Map (15 phút)
Vẽ sơ đồ trực quan 49 PMP Process:
Mã màu:
- 🔵 Initiating: Xanh dương (calm start)
- 🟢 Planning: Xanh lá (growth)
- 🟡 Executing: Vàng (energy/action)
- 🟠 Monitoring: Cam (alert/warning)
- 🔴 Closing: Đỏ (stop/end)
BƯỚC 2: Tạo Master Story (20 phút)
Tự tạo ra 1 “Câu chuyện xây nhà của anh Minh” (bạn có thể tự tạo ra câu chuyện của chính bạn nhé).
🔵 INITIATING – “Khởi đầu giấc mơ”
Anh Minh quyết định xây nhà (Develop Charter)
Anh ấy tìm hiểu hàng xóm và thợ xây (Identify Stakeholders)
🟢 PLANNING – “Lên kế hoạch chi tiết”
📋 Đầu tiên, anh Minh lập 9 kế hoạch:
- Plan thiết kế (Scope)
- Plan thời gian (Schedule)
- Plan tiền bạc (Cost)
- Plan chất lượng (Quality)
- Plan thợ xây (Resource)
- Plan liên lạc (Communications)
- Plan rủi ro (Risk)
- Plan mua vật liệu (Procurement)
- Plan hàng xóm (Stakeholder)
🏗️ Sau đó làm 4 việc cơ bản:
- Develop bản vẽ tổng thể
- Collect yêu cầu từ gia đình
- Define phạm vi xây dựng
- Create danh sách công việc (WBS)
⏰ Tiếp theo ước tính thời gian:
- Sequence các công đoạn
- Estimate thời gian từng việc
- Develop lịch trình tổng thể
- Estimate chi phí
- Determine ngân sách tổng
- Estimate số thợ cần
⚠️ Cuối cùng quản lý rủi ro:
- Identify những rủi ro có thể
- Perform phân tích định tính
- Perform phân tích định lượng
- Plan cách ứng phó rủi ro
🟡 EXECUTING – “Bắt tay vào làm“
👨💼 Anh Minh Manage 5 việc:
- Manage kiến thức xây dựng
- Manage chất lượng công trình
- Manage đội thợ
- Manage giao tiếp với hàng xóm
- Manage quan hệ stakeholder
🔨 Đồng thời thực hiện 5 hành động:
- Direct công việc hàng ngày
- Acquire thợ xây và vật liệu
- Develop kỹ năng đội thợ
- Implement các biện pháp chống rủi ro
- Conduct mua sắm vật liệu
🟠 MONITORING & CONTROLLING – “Giám sát chặt chẽ”
👀 Anh Minh Monitor 4 việc:
- Monitor tiến độ tổng thể
- Monitor việc liên lạc
- Monitor các rủi ro
- Monitor ý kiến hàng xóm
🎛️ Control 6 yếu tố:
- Control phạm vi xây dựng
- Control thời gian
- Control chi phí
- Control chất lượng
- Control nhân lực
- Control việc mua sắm
✅ Làm thêm 2 việc đặc biệt:
- Validate phạm vi với gia đình
- Perform quản lý thay đổi tích hợp
🔴 CLOSING – “Kết thúc viên mãn”
🏠 Anh Minh Close dự án xây nhà
- Bàn giao nhà cho gia đình
- Thanh toán cho thợ
- Lưu trữ hồ sơ
- Tổng kết kinh nghiệm
BƯỚC 3: Luyện tập Story + Visual (10 phút/ngày)
Đây là bước quan trọng. Bạn cần phải dành 1 thời gian cố định để luyện tập mỗi ngày mới ghi nhớ được. Ví dụ: mỗi sáng dậy sớm 30p vào lúc 6g00-6g30 để luyện tập hàng ngày. Bạn sẽ thấy mình tiến bộ nhanh chóng!
- Ngày 1: Học thuộc câu chuyện Initiating + Planning
- Ngày 2: Học thuộc Executing + M&C + Closing
- Ngày 3: Vẽ lại Visual Map từ đầu
- Ngày 4-7: Kết hợp Story + Visual, test tốc độ
🎯 So sánh ưu nhược điểm 2 cách ghi nhớ và khuyến nghị
| Tiêu chí | Chunking + Pattern | Visual + Story |
|---|---|---|
| Tốc độ học | ⭐⭐⭐⭐⭐ (Nhanh nhất) | ⭐⭐⭐⭐ (Nhanh) |
| Độ bền vững | ⭐⭐⭐⭐⭐ (Rất bền) | ⭐⭐⭐⭐⭐ (Rất bền) |
| Phù hợp exam | ⭐⭐⭐⭐⭐ (Tối ưu) | ⭐⭐⭐⭐ (Tốt) |
| Creativity | ⭐⭐⭐ (Trung bình) | ⭐⭐⭐⭐⭐ (Rất cao) |
| Độ khó | ⭐⭐ (Dễ) | ⭐⭐⭐ (Trung bình) |
🏆 Khuyến nghị cuối cùng:
👨💼 Nếu bạn là người logic, thích structure: Chọn Cách 1 – Chunking + Pattern
🎨 Nếu bạn là người sáng tạo, thích visual: Chọn Cách 2 – Visual + Story
🚀 Nếu muốn hiệu quả tối đa: Kết hợp cả 2 cách
- Tuần 1: Dùng Chunking để build foundation
- Tuần 2: Dùng Visual Story để strengthen memory
- Tuần 3: Integrate cả 2 để achieve mastery
Tip từ chuyên gia: 90% học viên thành công đều sử dụng Chunking + Pattern làm method chính vì nó closest to exam format và dễ áp dụng nhất! 🎯
Lời kết
49 quy trình quản lý dự án theo PMBOK® Guide tạo thành một framework (khung làm việc) toàn diện và có hệ thống để đảm bảo thành công của dự án từ khâu khởi tạo đến đóng dự án. Việc nắm vững các quy trình này không chỉ giúp các Project Management Professionals (PMP®) – chuyên gia quản lý dự án được chứng nhận – thực hiện dự án một cách hiệu quả mà còn tạo ra giá trị bền vững cho tổ chức.
Mỗi knowledge area (lĩnh vực kiến thức) và process group (nhóm quy trình) đều có vai trò riêng biệt nhưng đồng thời tương tác chặt chẽ với nhau, tạo thành một hệ sinh thái quản lý dự án hoàn chỉnh. Từ Project Integration Management (quản lý tích hợp dự án) đến Stakeholder Management (quản lý bên liên quan), từ Initiating (khởi tạo) đến Closing (đóng dự án), tất cả đều hướng đến một mục tiêu chung: giao hàng thành công các project deliverables (sản phẩm bàn giao dự án) đúng scope (phạm vi), schedule (tiến độ), budget (ngân sách) và quality (chất lượng) đã cam kết.
Đối với các project managers (quản lý dự án) hiện tại và tương lai, việc hiểu sâu và áp dụng linh hoạt 49 quy trình này sẽ là chìa khóa để vượt qua những thách thức trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp. Hãy bắt đầu hành trình project management (quản lý dự án) của bạn với nền tảng kiến thức vững chắc này và không ngừng học hỏi để trở thành một project leader (người lãnh đạo dự án) xuất sắc.
Việc nắm vững 49 quy trình này không chỉ giúp bạn vượt qua kỳ thi PMP mà còn trang bị cho bạn những công cụ thực tiễn để quản lý dự án hiệu quả trong thực tế. Mỗi quy trình đều có inputs (đầu vào), tools and techniques (công cụ và kỹ thuật), và outputs (đầu ra) cụ thể, tạo thành một chuỗi giá trị liên tục trong suốt project lifecycle (vòng đời dự án).
